Como implementar o home office na sua empresa.

A prática do home office tem se tornado cada vez mais presente na rotina profissional de algumas empresas. Cerca de 40% dos trabalhadores nos Estados Unidos já adotaram esse método e a tendência é que esse número aumente ao longo dos próximos anos. E neste periodo de quarentena esse número cresceu exponencialmente.

Apesar dos benefícios que pode trazer, existem pessoas que não conseguem se adaptar ou simplesmente não têm certas características que facilitam a realização dessa atividade. Nesse caso, a pergunta que não quer calar é: qual o perfil ideal para o colaborador que trabalha em casa?

Mas antes de conhecermos o perfil ideal para esse modelo de trabalho, descobriremos o conceito de trabalho home office, as vantagens e benefícios dessa prática para a empresa. Confira!

O que saber sobre o home office?

O home office ou escritório em casa — também chamado de trabalho remoto, trabalho à distância ou teletrabalho — é uma tendência mundial que a cada ano ganha mais adeptos. Basicamente, trata-se de permitir que o colaborador trabalhe de qualquer lugar, desde que disponha de algumas ferramentas, como telefone e um computador com conexão à internet. 

Uma pesquisa da Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades revela que 45% das empresas participantes têm colaboradores que trabalham em casa. Outros 15% estão avaliando a implantação dessa modalidade.  

A prática está ganhando mais adeptos, com anuência das empresas que encontram na adoção de home office a possibilidade de reduzir o estresse das equipes e de aumentar a produtividade dos colaboradores. De acordo com a Evolking Workforce, 54% dos brasileiros acreditam ser mais produtivos trabalhando no próprio domicílio. 

Um exemplo são os números divulgados pelo maior banco privado do Brasil, o Itaú. Na empresa, cinco mil colaboradores fazem home office até duas vezes por semana. A modalidade alcançou nota 89 na pesquisa de satisfação e 90% de aprovação dos gestores em relação ao desempenho dos times que trabalham remotamente. 

Mas quais as vantagens do home office para os colaboradores e para as empresas? De acordo com um estudo desenvolvido na Universidade de Stanford, na Califórnia, os benefícios puderam ser comprovados a partir da observação em uma agência de viagens. 

Pelo experimento, Nicholas Bloom, coordenador da pesquisa, verificou que a produtividade dos colaboradores aumentou em 13% e eles se mostraram mais satisfeitos, além de fazerem menos pausas durante o expediente. Bloom também verificou que os trabalhadores adoeceram menos e proporcionaram 50% de economia para a empresa, se comparados aos colaboradores que continuaram trabalhando no escritório. 

Com o home office as organizações também saem ganhando. Uma outra pesquisa — esta desenvolvida pelo site Indeed — aponta benefícios e vantagens para as empresas ao permitirem o trabalho remoto, por exemplo: 

• redução da taxa de turnover em 52%;
• economia de 50% em custos operacionais;
• redução de 31% nos custos com benefícios;
• aumento do engajamento em 57%;
• redução de 50% na taxa de absenteísmo.

Na prática, as organizações ainda registram vantagens, como a retenção de talentos, pois o home office é visto como um benefício oferecido ao colaborador pela empresa. 

Como implementar o home office na empresa em três passos?

A primeira pergunta a ser respondida sobre o home office é: quem são os profissionais que podem atuar nessa modalidade? Em tese, qualquer colaborador pode contar com esse benefício, desde que possa operar sua função por meio de um computador.

Caso o funcionário interaja com máquinas de grande porte ou efetue trabalhos que não podem ser automatizados ou suportados pela tecnologia, temos um importante fator limitante para a realização do trabalho remoto.

Para conseguir garantir a produtividade, a melhor dica é conseguir estabelecer uma comunicação direta e frequente entre gestores e geridos. Por meio dessa conversa será possível monitorar o comportamento dos colaboradores e suas entregas enquanto atuando em home office.

Existem diversos motivos que podem levar a um colaborador a solicitar o trabalho remoto em determinado dia: cuidar dos filhos, fazer uma viagem, receber alguma encomenda etc. Os motivos para solicitar o home office pode ser pessoais ou não, a política estabelecida pela empresa pode definir quais são as condições em que essa modalidade será permitida.

1. Fortaleça o empoderamento na cultura organizacional

A autonomia é um fator primordial para que o home office consiga ser positivo na empresa. Isso significa incentivar a formação de profissionais com autonomia de conseguirem resolver as questões do cotidiano de trabalho independentemente.

Isso não significa que o trabalho em equipe deverá ser desvalorizado, pelo contrário. A autonomia fortalecida nos colaboradores os deixará preparados para solucionar os desafios, seja individual ou coletivamente.

Essa questão precisa aparecer dentro da cultura organizacional. Quanto mais institucionalizado como um valor da empresa, melhor. Dessa forma, a empresa mostrará para seus colaboradores que incentiva a postura proativa e dedicada, seja trabalhando no escritório ou em qualquer lugar.

2. Estabeleça regras para permitir o trabalho remoto

Outro ponto importante é conseguir estabelecer diretrizes para o trabalho em home office: quais serão os cenários que será permitido fazê-lo? Por quais canais o colaborador precisará oficializar o pedido? Quantas vezes por semana ele poderá fazer o trabalho remoto?

Conseguir criar regras mostrará para os colaboradores que o trabalho em remoto segue sendo um compromisso sério e firmado com a organização. Dessa forma, seguir as diretrizes em relação a jornada de trabalho seguem sendo necessárias.

3. Mantenha uma plataforma de comunicação interna

A comunicação interna é o pilar principal para conseguir garantir que o home office está sendo seguido corretamente. Independente da plataforma (Skype, Slack, Hangouts) é fundamental que todos os colaboradores estejam on-line e disponíveis.

Dessa forma, é possível manter o diálogo diário e o contato entre os times. Os gestores podem combinar horários para fazer one-on-one com os colaboradores e solicitar o envio de relatórios ao final de cada expediente. 

Quais as características para o home office?

Para a realização do home office existe um conjunto de características que podem facilitar a adaptação de um colaborador a esse tipo de trabalho. Nesse caso, o gestor tem a função de reconhecer quem tem esses traços para que, dessa forma, ele seja capaz de otimizar a produtividade.

Independência

Em primeiro lugar, é importante descobrir se existem traços de independência nos colaboradores que irão trabalhar em casa. Uma vez fora do escritório, o resultado adquirido com um trabalho fica totalmente à mercê de quem o realiza. 

Dessa forma, um colaborador incapaz de exercer trabalhos com autonomia e liberdade terá grandes dificuldades para manter a sua produtividade no modo home office. Existem pessoas que simplesmente produzem mais trabalhando em equipe e, por isso, precisam de uma colaboração constante do time.

Disciplina

Além da independência, quando existe autonomia suficiente para se trabalhar diretamente de casa e estabelecer seus próprios horários, a disciplina se torna um fator duplamente importante. A capacidade de criar uma rotina organizada, estruturar as tarefas, ter comprometimento com as obrigações e objetividade com as demandas, é primordial. 

Essas características podem ser notadas pelos gestores por meio do comportamento dos colaboradores dentro da própria empresa. Aqueles mais desorganizados terão maiores dificuldades para se adaptar e conseguir manter a produtividade em um modelo home office.

Concentração

Em último lugar, mas não menos importante, vem a concentração. Pode parecer uma característica óbvia e é exatamente por isso que algumas pessoas pensam que não é tão relevante. Entretanto, a aptidão para manter o foco é indispensável quando se está em um ambiente cheio de distrações, como a própria casa. 

Problemas domésticos, vizinhos, ambiente inapropriado para trabalho e, até mesmo, um animal de estimação, podem ser motivos de distração. Por isso, na hora de pensar em quais colaboradores têm condições de manter a produtividade dentro de casa, é interessante começar observando se eles são capazes de se concentrarem em um ambiente como esse.

É importante entender, ainda, que essas características não são fatores para exclusão, mas sim aspectos importantes que devem ser analisados e considerados antes de tomadas de decisão.

Por fim, existem os perfis comportamentais mais distraídos, porém, independentes, os que necessitam de maior interação social para produzir, os que precisam de cobrança externa para manter o foco etc. Enfim, são diversas as possibilidades.

Quais as dicas para ter alta performance e produtividade?

Contar com as características aqui descritas contribui para o perfil ideal desejado para a realização de home office. Porém, essa modalidade não é um mar de rosas e é fácil perder o foco.

Portanto, confira algumas dicas para o trabalho dar certo e manter a produtividade: 

• evite interferências externas;
• tenha internet e backup;
• invista em ferramentas essenciais ;
• defina seus horários;
• faça pausas;
• tenha um bom planejamento;
• comporte-se como se estivesse saindo de casa para trabalhar;
• peça a colaboração dos moradores da casa, quanto ao silêncio e que evitem interrupções desnecessárias;
• diversifique os ambientes. 

O trabalho em home office é uma alternativa importante para o fortalecimento da autonomia dos colaboradores. Ele pode gerar uma sensação de pertencimento e engajamento.

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Fontes: https://exame.abril.com.br/carreira/todo-mundo-deveria-trabalhar-em-casa-defende-estudo-de-stanford/
http://www.sobratt.org.br/index.php/04082019-tendencia-home-office-conta-com-a-tecnologia-para-viabilizar-o-trabalho-remoto/
http://blog.indeed.com/2018/11/14/remote-work-survey/