Home Office

Dicas para você trabalhar melhor de casa.

É possível trabalhar home office a partir de três tipos de arranjo : sendo funcionário de uma empresa (modalidade chamada de teletrabalho), sendo freelancer (trabalhando por projetos avulsos) ou como empresário de uma empresa home based (que tem sua sede em uma residência). Com a expansão das redes de comunicação e a popularização dos dispositivos portáteis como laptops, smartphones e tablets, este tipo de trabalho atravessou as paredes da casa e ganhou o mundo, permitindo que atividades sejam realizadas de qualquer lugar onde exista um sinal de internet disponível. E hoje por conta de surto da doença Covid-19, isolamento vem sendo recomendado à população. Home office pode ser alternativa em período de quarentena.

Trabalhar em home office exige, além de foco para manter a produtividade, um bom computador e programas específicos para que você possa manter contato com a equipe e realizar as mesmas tarefas que faria se estivesse na empresa. Inclusive, para ajudar nesse período de coronavírus, empresas como Google e Microsoftliberaram gratuitamente ferramentas de comunicação à distância. Além disso, programas como Skype, Zoom Meetings, Google Hangouts, Slack e Trello podem ajudar no desempenho de suas tarefas e na comunicação com a equipe. 

Trabalhar em esquema de home office tem uma série de particularidades, diferentes do trabalho na empresa. Primeiramente, é preciso estabelecer uma rotina que seja mais próxima possível do usual. Isso começa pelo horário de trabalho, que deve estar bem definido. Tente manter sua produtividade, sem que seja necessário fazer horas extras. Além disso, respeite o horário de almoço e não se esqueça de levantar para tomar uma água.

Por outro lado, evite possíveis distrações, como conversas com familiares e brincadeiras com animais de estimação. Além disso, tente configurar um ambiente próximo ao do dia a dia, evitando trabalhar no sofá, na cama ou até mesmo de pijama. A ideia do trabalho em home office é focar na produtividade para que o funcionário consiga render tanto quanto se estivesse na empresa. 

A seguir, confira alguns programas para facilitar o trabalho em casa :

Ferramenta de comunicação com a equipe

1. Slack

OSlack é um software que aumenta a produtividade das conversas de trabalho, excluindo a necessidade de e-mails ou mensagens via WhatsApp. Toda a comunicação de um projeto é reunida em um só ambiente, com publicações que podem ser públicas ou privadas. A ferramenta faz integração com outros serviços, como Google Drive, Office 365e Trello, e pode ser especialmente útil em períodos de home office, pois concentra toda a equipe. Além disso, evita misturar conversas pessoas e profissionais no WhatsApp, por exemplo.

Ferramentas para videoconferências

2. Skype

O Skype é um dos serviços de chamada de voz e vídeo mais populares na Internet, e está disponível para celulares, tablets, TVs e consoles de jogos. A versão gratuita suporta até 20 usuários, enquanto a versão paga, o Skype for Business, permite conversar com até 250 pessoas em uma mesma chamada.

Com o Skype é possível trocar mensagens de texto, fazer reuniões, compartilhar arquivos e telas com outros usuários. As conversas são gratuitas, mas há cobrança em ligações para telefones convencionais.

3. Hangouts Meet

Simples e funcional para equipes que precisam conversar por vídeo, o Hangouts Meet é um programa do Google que está com recursos premium liberados para todos neste período de coronavírus — ou seja, não é preciso ser assinante de uma conta corporativa. A ferramenta permite agendar reuniões, mandar lembretes pelo calendário, fazer reuniões por vídeo e compartilhar arquivos. Ela está disponível para PC, além de celulares Android e iPhone (iOS).

4. Zoom Meetings

Com foco corporativo, o Zoom Meetings é uma ferramenta de videoconferência que possibilita fazer reuniões por vídeo entre duas pessoas ou com 500 participantes, além de webinars com até 10 mil pessoas. Também é possível compartilhar arquivos, textos e apresentações pelo bate-papo. A versão básica é gratuita, e pode ser acessada em PCs com Windows, macOS e Linux, além de smartphones Android ou iPhone.

Ferramentas para organização das tarefas da equipe

5. Trello

O Trello é uma ferramenta colaborativa para organizar tarefas individuais ou em grupo. Bastante intuitivo, o programa apresenta quadros em que são colocadas as listas de tarefas separadas por cartões coloridos com prazos e objetivos definidos.

A plataforma ainda oferece recursos de checklist para indicar pontos imprescindíveis ao projeto, upload de arquivos e etiquetas coloridas que permitem ao usuário separar os arquivos por temas. É semelhante à organização dos lembretes com post-its. O Trello oferece planos gratuitos e pagos, e está disponível para Android, iPhone e PC.

6. Clicksign

O Clicksign (clicksign.com) oferece gestão e assinatura de documentos com validade jurídica. O plano básico dá direito a cinco documentos por mês. Com a ferramenta, é possível assinar à distância documentos urgentes que não podem esperar.

7. Bitrix24

A Bitrix24 (bitrix24.com.br) é uma plataforma de gerenciamento de projetos e colaboração que gera relatórios, faz controle de tempo em atividades e possui grupo de bate-papo. 

8. WeTransfer

O WeTransfer é um programa para compartilhamento de arquivos grandes pela Internet bastante útil para trabalho remoto. Na versão gratuita, é possível enviar até 2 GB de arquivos para até 20 e-mails. Para utilizar, é só fazer o download que o documento chega até o destinatário em forma de arquivo zipado.

9. Postgrain

O Postgrain é um gerenciador de postagens para Instagram que permite compartilhamento no Facebook e Twitter. O serviço faz o agendamento das publicações por data e horário. Na versão gratuita, o usuário pode fazer até oito posts por mês.

Ferramentas de compartilhamento de arquivos na nuvem

10. Google Drive

O Google Drive é um serviço de armazenamento na nuvem de arquivos como textos, fotos, vídeos e músicas. A ferramenta dispensa a necessidade de HD externo ou pen drives, além de permitir o comcompartilhamento dos documentos com outros usuários. Os arquivos, planilhas e apresentações do Google salvam automaticamente todas as alterações feitas na nuvem.

Essas características tornam a ferramenta muito prática e atrativa para as empresas. O programa funciona de forma integrada com outros produtos como Google Docs, Google Fotos, Google Sheets, Google Forms e Google Slides. Os 15 GB iniciais de armazenamento são gratuitos.

11. Dropbox

O Dropbox também armazena dados na nuvem e permite o compartilhamento de arquios. No entanto, a versão gratuita dá direito a apenas 2 GB de espaço de armazenamento. É possível conseguir mais espaço convidando amigos para utilizar o serviço.

12. OneDrive

O OneDrive é o serviço de armazenamento na nuvem da Microsoft que oferece 5 GB de arquivos grátis para usuários de Android, iPhone (iOS) e no PC. A ferramenta também possui a funcionalidade “Cofre Pessoal” para guardar arquivos confidenciais protegidos por senha.

Ferramenta para controle de horas trabalhadas

13. Toggl

O Toggl é uma ferramenta de controle das horas trabalhadas disponível para PC, Android e iPhone (iOS) que mensura o tempo investido em cada projeto ou cliente. O programa faz essa contagem automaticamente por funcionário ou equipe, e gera relatórios detalhados, eliminando a necessidade do preenchimento de planilhas. Essa pode ser uma boa solução para fazer o controle de horas trabalhadas durante o home office.

Depois de ter conhecimento de todas as ferramentas, como fazer seu home office dar certo. Veja as 10 dicas que separamos:

1. Tenha as ferramentas em mãos

Se você utiliza um notebook no trabalho e pode levá-lo para casa, já tem um bom caminho andado para ser produtivo no home office. É melhor do que ter de salvar todos os arquivos no pendrive ou enviar tudo às pressas para a nuvem.

2. Turbine a internet

Uma boa conexão à internet também é essencial para garantir a sua produtividade em casa. Cheque esse detalhe e, se for o caso, faça um upgrade da conexão. O mesmo vale para a linha de telefone. Se tiver celular da empresa, ótimo. Agora, se for usar seu celular particular, preste atenção para não acabar no prejuízo. Com uma boa internet, ligações por whatsapp são uma opção.

3. Lembre de levar tudo

Se você vai fazer home office a partir de agora, tome cuidado para não  esquecer no escritório alguma coisa que vai fazer falta para o trabalho. Organize-se e faça um esforço para se concentrar no que você precisa levar. Para algumas pessoas este momento é temporários, para os que vão montar o home office fixo, atentar ao local que será implementado.

4. Utilize ferramentas gratuitas para reuniões

O contato cara a cara nem sempre pode ser dispensado, mesmo quando toda a equipe está em home office. Algumas ferramentas que citamos acima podem ser usadas gratuitamente, permite reuniões online com vídeo, compartilhamento de tela e chat.  Não tenho medo da tecnologia porque ela será uma grande aliada neste momento.

5. Cumpra seu horário

Se você tem um horário fixo de trabalho, deve cumpri-lo rigorosamente também quando está trabalhando de casa. Você já deve ganhar alguns bons minutos por não ter de pegar trânsito.

6. Use uma roupa certa

Outra dica é trocar de roupa, como se de fato você fosse sair para trabalhar. Claro que você não precisa vestir a melhor calça e nem usar salto alto, mas deve, sim, tirar o pijama para não deixar o dia de home office com cara de domingo chuvoso. Trabalho é trabalho. Afinal, você pode fazer alguma reunião on-line, e precisa estar bem apresentável.

7. Escolha um local

O local de trabalho também deve ser muito bem escolhido. É um importante também procurar um ambiente silencioso, iluminado e ergonômico para trabalhar – sempre que possível. De forma alguma permaneça na cama. Pode ser um espaço fixo como um cômodo da casa (quarto), ou um espaço que precisa montar e desmontar diariamente (sala).

8. Evite interferências

Evite a TV se no escritório você trabalha sem ela. Para as redes sociais e internet em geral, a regra é a mesma. Sem abuso.

9. Avise seus familiares

Um cuidado especial para quem não mora sozinho e tem família em casa durante o expediente é avisar a todos que você está trabalhando. Se for possível, mantenha a porta fechada para se concentrar melhor. Claro que tudo isso depende da situação de cada um. Quem tem filhos pequenos em casa vai precisar de uma dose extra de capacidade de adaptação.

10. Tenha cuidado com as informações

Por fim, não custa lembrar, mesmo que você esteja em home office, assuntos sigilosos da empresa continuam sendo sigilosos e devem ser tratados com muito cuidado sempre.

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Fontes: encurtador.com.br/hprC2; encurtador.com.br/bzJW0